SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ DANIŞMANLIĞI

Geleneksel yönetim yaklaşımı iş bölümü ve hiyerarşi ile tanımlanabilir. Bu yaklaşım, işlerin doğal akışı önünde engeller oluşturmaktadır. Örneğin;

- Sistem ağır kalıyor, hızlı çalışamıyor.

- Değişimlere geç yanıt verilebiliyor.

- Çalışanların işin bütününü görmesini engelliyor.

- Katma değer yaratmayan işlerin ortadan kaldırılmasını engelliyor.

- Departmanlar arası (fonksiyonlar arası) çatışmalara yol açıyor.

- İç rekabete yol açıyor.

- Dikey ve yatay iletişim yeterince sağlanamıyor.

- Standart olmayan işlerin yapılması gecikiyor.

- Süreçlerin iyileştirilmesi zaman alıyor. Birden fazla departmanı ilgilendirdiği için çalışanların ikna edilmeleri gerekiyor.

Yukarıda belirtilen nedenlerle hiyerarşik ve fonksiyonel yapıların içinde yaşadığımız hız ve bilgi çağında önemli zayıf noktaları var. Oysa yapılan iş, belli gereksinimleri karşılamak amacıyla bir araya gelen, birbirini izleyen faaliyetlerden oluşmaktadır. Bu nedenle işin gereksinimler yönünde doğal olarak ilerlemesi gerekmektedir.

Yine aynı kapsamda kuruluşlarda yönetici ve çalışanların olaylara sadece fonksiyonel bakış açılarının egemen olduğunu görüyoruz. Dolayısıyla yönetici ve çalışanlar, hangi departmanda çalışıyorlarsa ister istemez olaylara sadece o gözlükle bakma eğilimindeler. Aynı zamanda verimlilik kayıpları, çalışan tatminsizliği, düzelmeyen ve tekrarlanan hatalar, satış, kar ve müşteri kayıpları, yeterince değerlendirilemeyen insan, zaman ve bilgi kaynağı ..vb kayıplar ve fırsatlar söz konusu olmaktadır.

İşte yapılan işi bu engellerden kurtarmak için gündeme gelen yönetim anlayışı “Süreç Yönetimi”dir .

Günümüzde geliştirme ve iyileştirmeyi sürekli ve katılımcı bir mekanizmaya dönüştürmek büyük önem taşıyor. Mevcut çalışma akışlarının süreç yönetimi ilkeleriyle yeniden değerlendirilmesi sırasında önemli katkılar ve iyileştirmeler sağlanabiliyor.

Bu iyileştirmeler, maliyet, verimlilik ve sunulan ürün veya hizmet kalitesine hızla yansıyor. Bu sonuçlar da yapılan süreç iyileştirme çalışmalarının somut katkıları olarak görülebilir ve ölçülebilir kanıtlar sunuyor. Dolayısıyla, dinamik, yaratıcı, yenilikçi, sorgulayan, araştıran ve bilgi odaklı insan tipinin geliştirilmesine de destek sağlanıyor.

DANIŞMANLIK AŞAMALARI

Süreç Yönetimi Danışmanlığı, aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır;

1. Üst yönetime "Süreç Yönetimi ve İyileştirilmesi" konusunda eğitim verilmesi

2. Üst yönetimin ana süreçleri, bu süreçlerin sahiplerini ve öncelikli olarak ele alınacak süreçleri belirlemesi ve ele alınacak süreçler için Süreç İyileştirme Ekiplerini oluşturması

3. Üst yönetimin tüm firmaya uygun iletişim yollarıyla “süreç-odaklı” çalışmaya başlandığını ve iyileştirme ekiplerini duyurması

4. Bilgilendirme ve yaygınlaştırma eğitimlerinin verilmesi,

5. Firma içinden bu projeyi yönetecek bir Proje Lideri'nin görevlendirilmesi

6. Proje Lideri ve İyileştirme ekiplerinin “Takım Çalışması” ve Süreç Yönetimi ve İyileştirilmesi” eğitimi almaları

7. Kritik süreç için veri toplama çalışması yapılması süreç haritasının gözden geçirilmesi

8. Toplanan verilerin süreç haritası üzerinde değerlendirilmesi ve zayıf noktaların belirlenmesi

9. Kronik bölgelerin belirlenmesi ve iyileştirme faaliyetlerinin belirlenmesi, faaliyet planı yapılması

10. Üst yönetime sunum yapılarak proje çalışmasının tamamlanması

- Süreç Yönetimi, Toplam Kalite Yönetimi ilkelerini temel alan EFQM Mükemmellik modelinde önemli bir alanı kapsamaktadır.

- ISO 9000 standardı 2000 yılı revizyonu, "süreç odaklı bir kalite yönetim sistemi"ni ve sürekli gelişmeyi şart koşmuştur.

- CRM Müşteri İlişkileri Yönetimine başlamak için de öncelikle, ‘ne' yapılacağına karar vermek yani süreçleri belirlemek gerekir.